昨年11月、我々は、ニューヨーク市の Earned Safe and Sick Time Act（「ESSTA」）に対する重要な変更点についての記事を掲載しました。これらの変更は、ニューヨーク市の従業員にさらに多くの休暇権利を追加するものでした。これらの変更は2025年秋に採択され、2026年2月22日に発効しました。以前の記事は我々のウェブサイト、またはこのリンク（(New York ESSTA (Earned Safe and Sick Time Act) | Florence Rostami Law, LLC)をクリックすることでご覧いただけます。
ESSTA の改正は、雇用主および従業員が新しい要件に従うための指針となる規則を発行するよう、ニューヨーク市消費者・労働者保護局（ESSTA を執行する機関）に指示しました。同局はこのたび最終規則（「Final Rules」）を発行し、これらは 2026年7月23日に発効します。
まず、用語の点ですが、Final Rules は「safe/sick time」という用語を「protected time off」に置き換えています。これは以前の用語と同じ意味です。
以前説明したとおり、2025年の ESSTA 改正による変更の一つとして、従業員が在職中に積み立てる有給の安全・病気休暇に加えて、雇用主は新規従業員に対して採用時に、また現従業員に対して暦年の開始時に、追加で 32 時間の無給休暇を付与しなければならないという要件があります。この無給休暇は、従業員が有給休暇を持っていない範囲で使用できます。「暦年」という用語は、ESSTA の下では、雇用主が定める通常の連続した 12 か月期間を意味し、1月1日から12月31日である必要はありません。Final Rules は、雇用主は新規採用時に、雇用主の休暇付与ポリシーがいつであっても、32時間の無給の「protected time off」（安全・病気休暇）を全て付与しなければならないとしています。例として、雇用主が毎年1月1日に休暇（安全・病気休暇を含む）を付与するポリシーを持っている場合でも、11月に採用された従業員には、雇用開始日現在で 32 時間の無給安全・病気休暇を付与しなければなりません。もっとも、雇用主はこの 32 時間の無給の protected time off のいかなる部分も翌暦年に繰り越す必要はありません。
Final Rules はまた、従業員が無給の安全・病気休暇を、有給の安全・病気休暇を使用できる理由であればどの理由でも使用できることを明確にしています。しかし、従業員が有給の安全・病気休暇を積み立てている場合、雇用主はその有給休暇を従業員の欠勤に適用することができ、その結果、従業員が利用できる無給休暇の量が減少します。ただし、従業員が明確に無給の protected time off を使用したいと要求した場合は別です。雇用開始時および毎年の開始時に有給の「protected time off」を全て付与する雇用主にとっては、この無給休暇の規定は影響を及ぼしません。なぜなら、雇用主はその 32 時間に対して有給休暇を適用できるためです。一方、年間を通じて有給の「protected time off」を積み立てさせるポリシーを持つ雇用主は、これらの要件を認識し、遵守する必要があります。
また、無給休暇について、Final Rules は、エグゼンプト職（つまり、時間外手当の対象ではない管理職・事務職・専門職の従業員）が安全・病気の目的で休暇を取った場合、他の法律の規定により給与を受け取る権利がある場合には、その時間について支払われなければならないことを明確にしています。例えば、連邦およびニューヨークの賃金法は、エグゼンプト職の従業員が勤務日の一部を欠勤した場合、給与を減額してはならないと定めています。Final Rules は、エグゼンプト職の従業員が部分的欠勤に適用できる有給休暇を持っていない場合でも、雇用主はその欠勤に無給休暇を適用することができますが、従業員の給与を減額することはできないと明確にしています。
Final Rules によって追加されたもう一つの重要な変更は、従業員が雇用から離れ、同じ暦年内に再雇用された場合、雇用主は再雇用された従業員に対して、未使用の無給休暇の残りを復元しなければならず、さらに積み立てられた未使用の有給休暇も復元しなければならないという点です。
これらの新しい要件に加えて、Final Rules は、離職後の未使用の無給および有給の安全・病気休暇に関する情報開示に関する新しい義務を追加しています。この新しい規定は、2026年7月23日以降、従業員の在職期間が終了した際に、雇用主は離職した従業員に対して、雇用主の電子的な勤怠記録システムへのアクセスを6か月間提供するか、または従業員に対して、雇用主が給与明細で従業員に提供することを求められている休暇情報を記載した書面を提供しなければならないとしています。書面で提供する場合、その書面は従業員の最後の給与支払日の1週間以内に提供されなければならず、以下の情報を含まなければなりません：
- 支給された有給の protected time off の時間数
- 支給期間中に使用された protected time off の時間数（有給と無給を区別）
- 従業員の有給 protected time off の総残高
- 従業員が使用可能な protected time off の量（有給と無給を区別）
- 支給期間中に使用された有給産前休暇の時間数
- 従業員の有給産前休暇の総残高
雇用主は、離職する従業員に対して、休暇の積み立て状況および残高に関する情報を記載した書面を退出資料に含めることを検討すべきです。これは、離職した従業員に電子システムへのアクセスを許可するよりも管理が容易である可能性があります。
最後に、Final Rules は、雇用主が必要な 20 時間の有給産前休暇を提供しなかった場合に適用される可能性のある罰則を定めています。
ご覧のとおり、従業員の権利や給付に関する絶えず変化する法律に従うことは困難な場合があります。このニューヨーク市の法律や、従業員に関する雇用主の義務に関するその他の法律について質問がある場合は、どうぞ遠慮なく我々までお問い合わせください。