2023年以降、カリフォルニア州で事業を営む特定の雇用主は、従業員に関する情報を記載した「Pay Data Report（PDR）」と呼ばれる年次報告書を提出することが義務付けられています。報告書の提出期限は毎年5月の第2水曜日（2025年は5月14日）で、前年（2024年）の雇用が対象となります。
2月3日、カリフォルニア州公民権局（年次賃金データ報告書の提出先）は、今年の報告書のガイダンスとテンプレートを発表しました。
この申告義務は、カリフォルニア州内の従業員数が100人未満であるか否かに関わらず、米国内の給与支払者数が100人を超える民間雇用主に適用されます。また、労働請負業者から調達した労働者が100人を超える雇用主や、従業員と労働請負業者労働者の合計数が100人以上の雇用主にも適用されます。親会社と各子会社はPDRを提出する必要があり、カリフォルニア州で1人以上の従業員を雇用する各企業が個別に提出することもできますし、グループ内の企業のカリフォルニア州の従業員に関する情報をまとめた報告書を提出することもできます。
ただし、雇用主が PDR で提供しなければならない情報は、カリフォルニア州の事業所に配属されている従業員、またはカリフォルニア州で働いている従業員に限定されます。したがって、PDR の提出が義務付けられている雇用主がカリフォルニア州を拠点とする従業員を 5 人しか抱えていない場合、その報告書にはその 5 人の従業員に関する情報のみが記載されます。事業所とは、カリフォルニア州の事業所、またはカリフォルニア州の従業員が配属されているカリフォルニア州外の事業所のいずれかです。
給与所得者とは、社会保障税が源泉徴収される従業員を指します。労働請負業者の従業員とは、労働請負業者が社会保障税を源泉徴収している労働請負業者の給与支払者である個人と定義されます。
カリフォルニア州公民権局は、報告のための書式を作成し、発行しています。報告の対象となる従業員には、雇用主の職場に出勤する従業員だけでなく、リモートワーク（在宅勤務）で働く従業員も含まれます。報告書は、指定された 「Snapshot Period」、つまり雇用主が選択した10月1日から12月31日の間の単一の給与期間に関する雇用主の従業員の情報を提供しなければなりません。
PDRフォームには、雇用主、事業所、カリフォルニア州の従業員または労働請負業者の従業員に関する情報が必要です。従業員情報には、職種、人種・民族・性別、2024年の給与、給与帯、2024年の労働時間、リモートワーカーの有無などが含まれます。各事業所内において、雇用主はカリフォルニア州の従業員を同じ職種、給与帯、人種/民族、性別でグループ分けします（すなわち「従業員グループ」を作成する）。各従業員グループについて、雇用主はグループの総労働時間、グループの平均時給と中央値、リモートワーカー数を算出しなければなりません。請負労働者を利用する雇用主は、スナップショット期間中に雇用主が利用した請負労働者と従業員に関する追加情報を提供しなければならなりません。
必要な報告書は、省の電子ポータルを通じて電子的に提出する必要があり、CRD のテンプレートを使用して Excel ファイルをアップロードするか、CSV ファイルをアップロードするか、ポータルの記入可能なフォームを使用して提出できます
PDR 要件は複雑であり、カリフォルニア州公民権局が発行する長いハンドブックに記載されている要件をどのように満たすかについて疑問が生じる可能性があります。PDR 提出要件または提供する必要のある情報についてご質問がある場合は、お気軽にお問い合わせください。